2015-03-18 직원의 갑작스러운 퇴사, 어떻게 대처해야 하는가? 레베카 나이트 (Rebecca Knight)

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금요일 오후, 당신의 부하직원 한 명이 개인면담을 신청합니다. 문을 닫기도 전에 그녀는 다른 회사에 채용되어 곧 퇴사한다고 말합니다. ‘충격에서 벗어난 후에는 어떻게 대처해야 할까요? 그녀가 담당하던 일은 어떻게 처리해야 할까요? 그녀가 떠난 후에도 다른 팀원들이 떠맡게 된 일들을 아무 문제없이 처리할 수 있을까요?

 

전문가 의견

부하직원의 갑작스런 퇴사 통보는 상사에게 큰 도전과제로 다가옵니다. 퇴사 처리에 능숙하지 않은 상사에게 특히 더 크게 느껴집니다. “이는 아마 오랫동안 경험해보지 못한 좌절감일 수 있습니다. 그리고 당신이 신임팀장이라면 지금까지 경험해보지 못한 도전일 것입니다라고 보스턴 소재 컨설팅사인 커리어 스트래티지스 (Career Strategies)의 대표이자 HBR 나에게 맞는 직업 찾는 방법 (HBR Guide to Getting theRight Job)의 공저자인 프리실라 클래먼 (Priscilla Claman)은 말합니다. 직원의 갑작스러운 퇴사가 주는 정신적인 충격은 상당히 큽니다. “그 동안 퇴사예정자에게 많이 의존해 왔다면, 버림 받았거나 혼자라는 느낌을 받을 수 있습니다라고 뉴욕대 스턴 비즈니스 스쿨 (NYU Stern)의 부교수인 아넷 레스너 (Anat Lechner)가 말합니다. “핵심 인력이 없어 정신적, 실질적으로 공백 상태가 되는 것입니다.” 따라서 다음과 같이 퇴사자로 인한 공백을 해결하고 퇴사 절차를 순조롭게 진행하는 방법을 제시합니다.

 

퇴사 절차를 기억하라

이러한 상황에 잘 대처하기 위해서는 회사의 인사 절차를 숙지해 둘 필요가 있습니다.  어떤 기업에서는 인사 규정에 따라 직원이 퇴사 의사를 밝히는 즉시 사원증을 반으로 자르고 경비 담당자를 불러 회사 밖으로 내 보냅니다. 다른 기업의 경우, 고용계약서에 따라서 2주 정도 사전에 퇴사 의사를 밝히기도 합니다. 2주가 기본이지만, 사내에서 다른 팀으로 발령받은 경우 좀 더 충분한 시간을 확보할 수 있습니다. 퇴사예정자에게 좀 더 있을 수 있냐고 요청해 볼 수는 있지만유연성을 기대하지는 마세요. 이미 이직 예정인 회사와 업무 시작일을 정했을 지도 모릅니다. 또한 직원이 갑자기 퇴사 얘기를 꺼낸다면, 내가 과연 이 사람이 필요한지를 다시 생각해 보아야 합니다라고 클래먼은 말합니다.

 

감정을 드러내지 마라     

퇴사 소식을 접한 후, 클래먼은뭐라고? ? 나한테 말하지 않았잖아!”라는 생각을 잠재우라고 조언합니다. 그 대신심호흡을 하고기분이 언짢아도퇴사자의향후 커리어에 대한 따뜻하고 친근한 대화를 유도해야 합니다. “현대의 직장은 사람들이 입사와 퇴사를 반복하기 때문에 관계를 계속 유지하는 것이 중요합니다라고 클래먼이 말합니다. 레스너는당신과 직원과의 관계가 순탄치 않았고 퇴사자가 적대감을 표하며 그만두고자 안달이 난 것처럼 보인다면, 당신은 이를 완화시킬 방법을 찾아야 한다라고 강조합니다. 퇴사자가 회사에 공헌한 바에 감사하고 근무하는 동안 겪었을 어려움에 공감하며 퇴사자와 상사 본인의 평판을 위해 서로에게 도움이 되는 선택을 해야 합니다. 서로에게 악감정이 생기지 않도록최선의 선택을 하는 것입니다.

 

퇴사 이유를 물어라

하지만 여전히 퇴사자가왜 떠나기로 결정했는지를 이해하는 것이 중요합니다.  물론 대부분의 경우 상사가 할 수 있는 것은 아무것도 없습니다. 그렇다 해도 퇴사자가 다른 회사에서 더 나은 제안을 받고 퇴사 결정을 내리는 경우도 있지만, 간혹 퇴사자가 개인적인 이유로 퇴사하는 경우도 있습니다. 배우자가 다른 도시로 발령 받았거나 고령이신 부모님을 모셔야 하는 경우 말입니다. 이런 경우, 대안을 제시해 볼 수 있습니다. 재택근무를 하도록 하거나 무급휴가를 주는 것입니다. “퇴사자는 그 정도까지 생각이 미치지 않을 수 있어 당신이 먼저 제안을 하는 것도 방법입니다라고 레스너는 조언합니다.

 

재취업 제안을 하거나 혹은 미루어라

“다시 일해 보는 게 어떻겠냐고 제안하는 것은퇴사예정자가 그 조직에서 얼마나 중요한 위치를 차지하고 있으며, /그녀의 부재가 팀에 미칠 영향을 고려한 후에 생각해 보아야 한다고 레스너는 말합니다. 하지만 클래먼과 레스너는 기존 회사로의 재취업 제안은 역효과를 나을 수 있다고 경고합니다. “이는 마치 이혼 위기에 있는데 바로 화해하는 것과 같습니다라고 클래먼은 말합니다. “일단 직원이 퇴사 결정을 신중히 내리고 나면 그 직원과의 신뢰를 쌓는 것이 어려워집니다.” 따라서 가장 좋은 방법은 퇴사자와 관계를 계속 유지하면서 일년 후에 기회가 되면 다시 채용하는 것입니다. “우리는 당신이 그립고, 다시 와서 같이 일했으면 좋겠다라고 말하는 것입니다. 

 

협력하고 소통하라

다른 직원들이 이 소식에 어떻게 반응하느냐를 통제할 수는 없지만, 어떻게 전달되느냐는 통제할 수 있습니다. 클래먼은 다른 직원들과 퇴사자를 잘 보낼 수 있는 방법을 같이 찾을 것을 제안합니다. “이렇게 말해 보세요. ‘여러분은 어떻게 말할 것이고, 나는 어떻게 말할 것인지에 대해서 의논해 봅시다라고 말이죠.” 다른 직원들은 일대일로 얘기를 전하는 것을 선호하나요? 상사인 당신은 다른 팀과의 미팅에서 팀원의 퇴사 소식을 전하기를 바라나요? 퇴사 소식을 이메일로 공지해야 할까요? 다른 직원들에게 퇴사 소식을 알릴 때는 솔직하고 열려있어야 합니다. 상황을 분명하게 설명하고 다른 직원들에게 당신이 적절한 후임자를 찾기 위해 노력하고 있으며 인력을 최대한 순조롭게 보강하고 있음을 보여주어야 합니다.

 

지식을 전달하라

이제는 팀원이 부족할 때 어떻게 업무를 분장해야 할 지 결정해야 합니다. 팀 자체가 일시적으로업무가 늘 수있을 것이고 각 팀원이업무를 떠맡을수 있지만, 팀원의 퇴사를 계기로다른 팀원들과 커리어나 성장 기회에 대한 솔직한 대화를 시도해 볼 수 있습니다. “이렇게 말해보세요. ‘프랭크가 곧 퇴사를 하는데, 이것이 여러분에게 의미하는 바에 대해서 얘기를 나누어 보도록 하죠. 프랭크가 하던 일 중에서 배우거나 시도해보고 싶은 것이 있는지 말해 보겠어요?’ 라고 말이죠.” 팀원들에게 팀원의 퇴사 소식을 알리면서포괄적인 쉐도잉 매커니즘 (Shadowing Mechanism)’을 통해 업무를 떠맡게 된 직원들이 자신들의 역량을 발전시키는데 필요한 것들을 자연스럽게 받아들이도록 합니다. 하지만 가장 큰 도전과제는엑셀파일을 통해 정리가 힘든 어려운 지식을 전수하는 것입니다. 이를 위해서, 퇴사예정자와 지속적으로 커뮤니케이션 할 수 있는 방법을 모색하여 문제가 발생했을 때 이메일이나 전화로 해결할 수 있어야 합니다.

 

인력 채용계획을 세워라

클래먼은 가능한 한 빨리 채용 공고를 낼 수 있도록 인사부서와 채용계획을 세워야 한다고 조언합니다. “이를 통해 팀원들에게 업무과다는 일시적인 현상이라는 인식을 줄 수 있습니다.” 또한 팀원들에게 신규 인력에게서 요구되는 스킬, 경험 그리고 자질이 무엇인지 의견을 구합니다. 직원들이 사내 혹은 사외에서 그 업무에 맞는 적임자를 알고 있을지도 모릅니다. 혹은 사내 승진을 통해 인력 보강을 생각해 볼 수 있습니다. 이를 통해 업무영역을 넓히고 성장할 수 있는 기회를 줄 수 있습니다. 레스너는 또한 팀의 규모를 조정해 볼 것을 제안합니다. “인력을 좀 더 보강해 인력 한 명이 부족하다고 해도 동요하지 않도록 하는 거죠. 한 명이 더 있다고 해서 비용이 더 드는 것도 아닙니다. 한 명의 풀타임 직원 대신 두 명의 파트타임 직원을 채용해 볼 수 있습니다.”

 

송별회를 하라

클래먼은 퇴사예정자의 마지막 날, 팀원 전체를 모아서 떠나는 직원에게 고마움을 표시하고 건투를 빌어주는 것이 중요하다고 말합니다. “대규모 파티일 필요는 없습니다. 회의실에 모여 커피와 도넛을 먹는 것으로 충분합니다.” 하지만 축하를 해 준다는 것이 중요합니다. 사실상 퇴사자가 아닌 남아있는 직원들을 위한 파티이기도 합니다. 몇 주간 일을 떠맡게 될 직원들의 수고를 미리 치하하는 것이죠. 퇴사자가 떠난다는 사실을 알리지 않고, /그녀의 공로를 치하하지 않는 것은 팀 전체에 악영향을 끼칠 수 있습니다. “직원들은 마치플러그 앤 플레이 (plug-and-play) 리소스와 같아서 어느 날 일하다가도 어느 날 떠날 수 있는 존재입니다. 따라서 인간적인 업무 관계를 구축하는 것이 필요합니다라고 레스너는 주장합니다.

 

다시 되돌아보는 시간을 가져라

좋은 상사라면 직원이 퇴사한다고 했을 때정말 놀라서는 안 됩니다. “팀장으로서 직원들의 관심사나 니즈를 알고 있어야 합니다. 그들이 무엇을 하고 싶은지를 알아야 합니다.” 어떤 직원이 일에 대한 흥미를 잃었거나, 능력이 떨어지거나, 적극적이지 않거나, 혹은 이사나 배우자의 전근으로 그만두게 될 것이라는 것을 미리 예상해야 합니다. 퇴사할 것이라는 기미를 미리 알아채지 못했다면, 팀원들과 좀 더 시간을 가지고 그들이 향후 커리어 방향을 어떻게 잡고 있는지를 확인해야갑작스러운 퇴사를 예측하고 이러한 상황을 미연에 방지할 수 있습니다.

 

기억해야 할 원칙들:

 

해야 할 일

l     인력을 대체할 수 있는 채용계획을 바로 세우도록 합니다.

l     한 직원의 퇴사를 계기로 다른 팀원들이 새로운 업무를 맡거나 새로운 것을 배울 수 있도록 합니다.

l     퇴사 소식을 공개적으로 알리고 팀에 공헌한 바에 대해서 치하합니다.

 

하지 말아야 할 일

l     퇴사를 개인적인 감정을 가지고 받아들이기향후 커리어 계획에 대한 진솔한 대화를 통해 그 직원과의 관계를 유지합니다. 

l     재취업 제안하기일년을 기다렸다가 퇴사자를 다시 채용하는 것이 더 승산이 있습니다.

l     팀원들에게 무심하기팀원들과 그들의 관심사와 니즈에 대해서 얘기하는 시간을 가집니다.

 

번역: 오유리 (HBR포럼코리아, www.hbrkorea.com)

 

레베카 나이트 (Rebecca Knight)

레베카 나이트 (Rebecca Knight)는 보스턴 소재 프리랜서 기자입니다

 

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