2015-07-21 더욱 생산적인 회의를 위한 디지털 툴들을 소개합니다 알렉산드라 사무엘(Alexandra Samuel)


 

올 봄, 저는 디지털 툴들이 회의 전이나 후, 혹은 회의 중에 당신의 업무를 어떻게 더 효율적으로 만들어주는지에 대한 아티클을 기고했습니다.이 아티클에서는 그 중에서도 여러분들이 앞으로 회의 중 더 효과적으로 디지털 툴을 활용하는 법에 대해 자세히 알아보도록 하겠습니다.

아티클의 중간중간에는 세계에서 가장 생산적인 오프사이트(off-sites) 회의 중 하나이자, 미국 독립 선언에 기반이 되었던 제2차 대륙회의(Second Continental Congress)를 예시로 추가설명을 하겠습니다.

 

그럼 지금부터 여러분이 활용할 만한 디지털 툴들을 소개해 보도록 하겠습니다

 

새로운 생각을 떠올려라. 회의가 끝난 후 그 회의의 결과 그 자체는 단지 하나의 생각에 그치고 맙니다. 그렇다고 단지 파워포인트 프레젠테이션에만 집중하는 것 또한 새로운 아이디어를 내기에 그렇게 좋은 방법은 아니죠. 대신, 포플렛(Popplet)과 같은 비주얼 협업 툴(collaborative visual tool)을 활용함으로써, 여러분들은 도면 위에 아이디어들을 다시 정리해 볼 수 있을 것입니다.

 

다양한 사람들의 의견을 포함시켜라.회의 중 항상 모든 사람들이 편히 아이디어를 내놓는 것은 아닙니다. 그러나 가장 좋은 아이디어를 도출하기 위해서는, 여러분들은 가능한 한 많은 사람들의 의견들을 들어볼 필요가 있습니다. 실시간 협업 기록(collaborative note-taking)이 가능한 구글 드라이브(Google Drive)를 통해 여러분들은 회의 중 일어나는 모든 일들을 한 눈에 파악할 수 있습니다. 또한 무엇보다도, 사람들이 발표를 하는 데 어려움을 겪거나, 회의실로부터 먼 곳에 떨어져 업무를 하는 와중에도 코멘트를 달거나 아이디어를 개진할 수 있도록 하는 또 다른 수단(back channel)로써의 역할을 톡톡히 해냅니다. 만약 건국의 아버지들(Founding Fathers)’이라고 불리는 미국 최초 헌법 제정자들이 그 시절 구글 드라이브를 이용했었다면, 그들이 남긴 그 문서(헌법)은 지금보다 훨씬 더 쉽고 읽기 편했을지도 모르겠네요.

 

도달하고자 하는 결과를 향해 나아가라.뚜렷한 회의 결과물을 내는 데에 있어 가장 큰 장애물 중 하나는 회의 중 대화의 주제가 간혹 흐름에서 벗어나는 경우입니다. 이 때 여러분은 스카이프(Skype)나 구글 행아웃(Google Hangouts)등의 보조적 채팅(backchannel chat)툴로 회의가 계속 진행되게끔 누군가에게 귀띔하거나,회의에 참가한 사람들에게 물어 회의가 산으로 가고 있는 상황인지 체크해 볼 수 있습니다. 앞서 얘기한 건국의 아버지들역시도 이 툴들을 무척이나 반겼을 것입니다. 아마 그들은 6월의 어느 늦은 날, 무더위 아래에서도 여전히 두꺼운 겨울 양모 코트를 걸치고 헌법 제정에 여념이 없었겠지요. (역주: 헌법을 제정하는 데에 오랜 시간이 걸렸을 것)

 

액션 아이템(action item)들을 업무로 전환시켜라.여러분이 회의실을 나선 후부터, 액션 아이템은 기억의 저편으로 그저 묻히고 마는 경우가 많습니다. 만약 회의에 참여한 모든 사람들이 그들의 액션 아이템들을 그들의 업무 매니저로 전환시킨다면 이런 경우를 사전에 방지하는 데에 도움이 되겠지요. 아마 태스크클론(TaskClone)이라는 앱은 그 역할을 충실히 해낼 것입니다. 제가 쓴 디지털 미팅 툴에 대한 온라인 포스트에 댓글을 남긴 한 네티즌이 이 서비스를 소개해 주었습니다. 이 서비스는 여러분들이 에버노트(Evernote)에 적어놓은 액션 아이템들을 스캔하여 활용하고 있는 업무관리 툴에 전송시켜주는 훌륭한 기능을 가지고 있습니다. 예를 들어 미국 건국에 중대한 역할을 하였던 토마스 제퍼슨이 에버노트에 자신의 회의 내용을 적는다면, 태스크클론은 그가 쓰는 투 두(to do) 앱인 리멤버 더 밀크(Remember the Milk)에 그 메모들을 전송시킵니다.

 

회의 결과물을 읽고 기록해라.대부분 회의의 결과물은 그저 디지털의 상태로만 남겨지는 경우가 많습니다. 보통 사람들은 에버노트나 다른 디지털 노트테이킹 프로그램에 메모를 하는데, 여전히 자신이 회의하는 중 적어놨던 수많은 포스트잇들과, 그때 그때마다 무언가가 생각나면 적어놓았던 수첩, 그리고 플립차트에 써놓은 회의록 그 어딘가에 있을 기발한 아이디어를 찾는 것은 여간 쉬운 일이 아니죠. 따라서 이러한 아이디어를 더 빠르게 검색하기 위해서는 적어 놓은 메모를 그 때마다 에버노트에 전송하는 것이 좋습니다. 미국 독립선언의 주축이었던 건국의 아버지들이 만약 에버노트를 적절히 활용했다면 그들이 찾고자 하던 내용을 바로바로 검색할 수 있었겠지요.

 

대부분의 회의 참가자들이 가장 행복해하는 순간은 그들이 회의실을 나갈 때 분명한 액션 아이템을 가질 때입니다. 하지만 디지털 미팅 툴을 현명하게 활용한다면 우리는 분명 그 이상적인 목표에 한 발 더 가까이 다가설 수 있을 것입니다.

 
                                                                  번역: 김태환 (HBR포럼코리아, www.hbrkorea.com

알렉산드라 사무엘(Alexandra Samuel)

 

알렉산드라 사무엘(Alexandra Samuel)은 온라인 인게이지먼트(online engagement) 분야의 전문가이자 소셜미디어로 스마트하게 일하는 법: Work Smarter with Social Media (Harvard Business Review Press, May 2015)”의 저자입니다. 그녀는 비전크리티컬(Vision Critical)이라는 커스터머 인젤리전스 회사에서 소셜미디어 분야의 R&D를 담당했습니다.

 

                                                             

 

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